Quy trình xử lý hóa đơn ghi sai số tiền, địa chỉ, tên công ty, … ra sao?

Hóa đơn viết sai phải làm sao? Quy trình xử lý hóa đơn viết sai số tiền, địa chỉ, tên công ty,... như thế nào? Nếu những câu hỏi đó đang khiến bạn đau đầu, hãy cùng Kế toán Sao Việt đi tìm lời giải đáp nhé!

Những tai hại khi ghi sai hóa đơn mà bạn nên biết

Hóa đơn ghi sai

Đối với ngành kế toán, việc ghi sai nội dung trong các hóa đơn là chuyện không có gì là lạ nhưng bạn có biết việc ghi sai hóa đơn đôi khi sẽ dẫn tới những hậu quả khá nghiêm trọng. Việc ghi sai hóa đơn nếu được phát hiện kịp thời sẽ dễ dàng xử lý, đặc biệt là khi nó chưa được giao tới cho khách hàng.

Thời gian phát hiện càng lâu, quy trình xử lý sẽ càng phức tạp hơn và kéo theo nhiều hệ lụy khi liên quan đến vấn đề kê khai với cơ quan thuế. Không những đem lại rắc rối cho bản thân bạn, những sai sót này còn có thể khiến công ty, doanh nghiệp của bạn phải chịu phạt theo quy định của pháp luật nếu không kịp thời phát hiện sai sót và lập lại báo cáo thay thế theo đúng quy định và  gửi lại cơ quan thuế trong thời hạn đã quy định nộp báo cáo.

Mức phạt là từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của báo cáo về sử dụng hóa đơn khi gửi tới cơ quan thuế. Bên cạnh đó còn phải lập và gửi lại cơ quan thuế các báo cáo đó theo đúng quy định. Như vậy, đối với doanh nghiệp, sai sót này không chỉ mất thời gian mà còn có thể mất tiền của khi có thể bị phạt.

Mặt khác, những quy trình xử lý hóa đơn bị ghi sai còn ảnh hưởng đến khách hàng của bạn, tạo ấn tượng không tốt về sự phục vụ của công ty, doanh nghiệp trong mắt khách hàng khi mua hàng hay sử dụng các dịch vụ tại công ty bạn. Điều này cũng làm mất đi tính chuyên nghiệp trong công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn tạo ra ấn tượng với khách hàng.

Quy trình xử lý hóa đơn ghi sai số tiền, địa chỉ, tên công ty, … có phức tạp không?

Nhìn chung như đã nói ở trên thời gian càng lâu thì việc xử lý các sai sót của hóa đơn càng phức tạp hơn, đặc biệt là khi liên quan tới vấn đề kê khai đã hoàn thiện. Thêm vào đó nội dung ghi sai cũng phần nào quyết định quy trình xử lý sẽ ra sao.

Đối với trường hợp hóa đơn chỉ viết sai tên, địa chỉ của công ty thì xử lý khá đơn giản theo quy định mới, các bên chỉ việc lập biên bản về nội dung điều chỉnh, sau đó xin xác nhận và không phải lập hóa đơn điều chỉnh lại nữa.

Xử lý những nội dung bị ghi sai trong hóa đơn

Đối với các trường hợp ghi sai mà chưa kê khai với cơ quan thuế thì quy trình xử lý cũng đơn giản. Bạn chỉ cần liên hệ với bên khách hàng để trao đổi sửa lại nội dung sai sót và lập lại hóa đơn mới là xong.

Đối với các trường hợp ghi sai, đặc biệt là ghi sai số tiền mà đã hoàn thành báo cáo kê khai với cơ quan thuế thì bên cạnh công tác lập biên bản của hai bên, lập lại hóa đơn mới với nội dung chính xác còn có các công tác khác như kê khai lại với cơ quan thuế, tiến hành giải trình.

Những công tác này khá vất vả vì bạn hầu như phải làm lại các báo cáo từ đầu lại vừa phải đi giải trình về nội dung sai sót.  Hơn nữa nếu quá hạn còn có thể bị phạt hành chính, bị kỷ luật,.....

Làm sao để tránh những sai sót ấy trong quá trình tạo lập hóa đơn?

Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra

Bạn thấy đấy, quy trình xử lý hóa đơn ghi sai số tiền, địa chỉ, tên công ty, … nhìn chung là sẽ phức tạp theo thời gian phát hiện vấn đề. Bởi thế muốn phát hiện kịp thời những sai sót đó cần phải luôn duy trì công tác kiểm tra, thanh tra, đặc biệt là trước khi làm báo cáo nộp cho cơ quan thuế. 

Thêm vào đó là sự nỗ lực của đội ngũ nhân viên kế toán, tránh những sai sót, bất cẩn liên quan đến vấn đề hóa đơn. Muốn làm tốt điều này, nhân viên kế toán cần luôn tập trung kiểm tra kỹ càng mọi thông tin trên hóa đơn trước khi giao cho khách hàng.

Ngoài ra những nội dung trên hóa đơn như địa chỉ hay tên công ty, doanh nghiệp bạn có thể để chữ in sẵn trên mẫu hóa đơn như vậy vừa tránh được sai sót không đáng có lại vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian ghi lại. Những mục hay bị ghi nhầm mà bạn cần ghi nhớ để tránh mắc phải đó là mã số thuế, tổng số tiền, số lượng hàng hóa, loại hàng hóa,....

Trên đây Kế toán Sao Việt đã chia sẻ với bạn những hậu quả từ việc ghi sai các nội dung trong hóa đơn cũng như quy trình xử lý hóa đơn ghi sai số tiền, địa chỉ, tên công ty, … Dẫu biết sai sót là điều không thể tránh khỏi, tuy nhiên ta lại hoàn toàn có thể ngăn chặn chúng bằng các biện pháp như đã nói ở trên. Hãy cố gắng để hạn chế thấp nhất những sai sót này cho công ty, doanh nghiệp mình bạn nhé.