Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

Đối với mỗi doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang dần trở nên quan trọng và cần thiết. Bạn cũng đang muốn làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình? Bạn đang băn khoăn không biết nên thực hiện các thủ tục khá rắc rối này ra sao. Hãy cùng Sao Việt đi tìm đáp án qua bài viết sau nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hệ thống tập hợp các dữ liệu điện tử về lịch sử mua bán hàng hóa hay  cung ứng dịch vụ cho khách hàng của các doanh nghiệp. Những dữ liệu điện tử ấy được tạo lập, lưu trữ và quản lí bằng các phương tiện, thiết bị điện tử  bởi nhân viên của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử?

Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp phục vụ cho việc kinh doanh. Với những ưu điểm vượt xa các loại hóa đơn giấy tờ truyền thống, hóa đơn điện tử đã thành công thuyết phục các doanh nghiệp lựa chọn nó.

Ưu điểm đầu tiên của loại hóa đơn này đó là lưu trữ được một lượng thông tin rất lớn với nội dung khá chi tiết, đầy đủ, rõ ràng và chính xác. Bạn có thể lưu trữ được những thông tin về hoạt động mua bán hay cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp qua rất nhiều năm. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho các báo cáo liên quan đến các hoạt động đó.

Hóa đơn điện tử với những ưu điểm vượt trội

Ưu điểm thứ hai mà hóa đơn điện tử có đó chính là chức năng thay cho phiếu bảo hành. Như đã nói ở trên, với nội dung lưu trữ đầy đủ chi tiết về tên khách hàng, sản phẩm mua hay dịch vụ sử dụng, thời gian mua hoặc sử dụng dịch vụ,...... hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định được các thông tin liên quan đến vấn đề bảo hành sản phẩm cho khách hàng. Thêm vào đó chúng cũng đem lại sự tiện lợi cho khách hàng khi không cần phải giữ các loại giấy tờ dễ bị mất hay rách nát.

Ưu điểm thứ ba là đem lại sự chuyên nghiệp hiện đại trong hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp.

Các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tóm gọn

Đầu tiên là liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Bạn có thể lựa chọn một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử bằng phần mềm hoặc trình duyệt web đều rất tiện dụng. Có một vài cái tên khá được ưa chuộng cho vấn đề này đó là: Evat, Thái Sơn, TS24, Viettel, VNPT,.... Khi liên hệ với nhà cung cấp bạn sẽ được báo giá và trao đổi các thông tin cụ thể về nội dung hợp đồng.

Bước thứ hai là trang bị hệ thống cơ sở vật chất với những trang thiết bị điện tử cần thiết như máy tính, máy in,...... trong doanh nghiệp. Đây là điều kiện tiên quyết khi doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử

Bước thứ ba là doanh nghiệp thiết kế mẫu hóa đơn điện tử riêng cho mình. Yêu cầu đưa ra là cần đảm bảo đầy đủ các tiêu chí nội dung theo đúng quy định

Bước tiếp theo đó là doanh nghiệp ra các quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể là các nội dung như thời gian áp dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp, các bộ phận thực hiện, mẫu hóa đơn, quá trình khởi tạo, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức cũng như trách nhiệm của các bộ phận liên quan

Bước thứ năm đó là lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Thông báo này phải được doanh nghiệp tạo lập với đầy đủ các nội dung như sau: tên tổ chức khởi tạo hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại liên hệ của doanh nghiệp, các loại hóa đơn phát hành,......

Bước thứ sáu doanh nghiệp tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Bước thứ bảy là gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan đăng ký. Hồ sơ cần gửi bao gồm thông báo phát hành hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn điện tử, quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn có thể gửi qua cổng thông tin điện tử hoặc nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế.

Bước thứ tám là chờ phản hồi của cơ quan thuế qua email, điện thoại,....Thông thường sau hai ngày kể từ khi nộp hồ sơ nếu không nhận được bất kỳ thông báo nào của cơ quan thuế thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước thứ chín là doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định. Vấn đề này sẽ được đơn vị cung  cấp phần mềm hướng dẫn chi tiết cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp về cách lập hóa đơn, cách gửi người mua, cách lưu trữ thông tin,......

Như vậy có thể thấy rằng thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khá dài và cũng hơi phức tạp một chút, tuy nhiên nhìn chung khá dễ thực hiện. Hi vọng rằng với những thông tin mà kế toán Sao Việt chia sẻ sẽ giúp việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn được dễ dàng và thuận tiện hơn.