Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý, tháng chi tiết

Tại sao phải  lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý, tháng?

Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý, tháng

Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý tháng là một trong những yêu cầu bắt buộc của nhà nước đối với doanh nghiệp. Điều này đã được pháp luật đặt ra những quy định cụ thể như sau:

• Một là quy định về vấn đề nộp báo cáo theo tháng áp dụng cho các doanh nghiệp

Đối tượng áp dụng quy định này sẽ là các doanh nghiệp mới thành lập và các doanh nghiệp nằm trong danh sách có nhiều rủi ro cao về thuế trong diện mua hóa đơn của cơ quan thuế, vấn đề này đã được hướng dẫn cụ thể tại Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC

Thời hạn để doanh nghiệp hoàn thiện và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng là chậm nhất vào ngày 20 của tháng tiếp theo. Thời gian thực hiện quy định này là 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế. Khi hết thời hạn nộp, cơ quan thuế sẽ kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Nếu không thấy báo cáo, doanh nghiệp sẽ phải tự chịu trách nhiệm.

• Hai là quy định nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý

Đối tượng sẽ phải thực hiện quy định này là những doanh nghiệp còn lại. Báo cáo này phải được doanh nghiệp hoàn thành và nộp về cơ quan thuế chậm nhất là ngày 30 của quý tiếp theo. Nếu như trong thời gian đó doanh nghiệp không thực hiện hoạt động kinh doanh thì vẫn phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn  như bình thường, có điều phần số lượng ghi là không.

Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý, tháng

Bước 1: kết nối và đăng nhập vào Hỗ trợ kê khai

Bước 2: chọn trong phần “Hóa đơn”, click đến mục Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Trong phần này, bạn sẽ chọn mẫu hóa đơn theo kỳ tương ứng là theo tháng hay theo quý tùy vào diện thuộc của doanh nghiệp mình. Chọn xong kỳ để tiếp tục click vào mục “Đồng ý”.

Bước 3: tiến hành nhập số liệu trong các cột của báo cáo, cụ thể như sau:

Mẫu báo cáo cần điền

• Ở cột “Mã loại hóa đơn”:  chọn loại hóa đơn bằng cách bạn click hình mũi tên đi xuống ở bên phải
• Tiếp đến tại cột “Ký hiệu mẫu hóa đơn” phần mềm sẽ tự nhảy và hiển thị theo lựa chọn loại hóa đơn bên trên của bạn. Việc bạn cần làm ở đây là điền nốt hậu tố theo đúng ký hiệu mẫu hóa đơn của công ty bạn ví dụ như : 01GTKT5/003
• Sang cột “Ký hiệu hóa đơn”  bạn điền vào đó thông tin ở góc bên phải của hóa đơn
• Cột “Tổng số” bạn bỏ qua vì không cần điền
• Cột thứ 6 và 7 là cột “Số tồn đầu kỳ" và “Từ số - đến số”: nếu là lần đầu tiên làm báo cáo thì bạn cần điền số tồn đầu kỳ của kì đầu. Theo đó từ kỳ thứ hai  ứng dụng sẽ tự động nhảy số tồn cuối kỳ của kì trước lên, mục này cho phép bạn được chỉnh sửa.
• Ở cột số 8 và 9 "số mua/phát hành trong kỳ": nội dung bạn cần điền là số hóa đơn đặt in mà kỳ này doanh nghiệp bạn đã làm thông báo phát hành hoặc là số hóa đơn bán hàng đã mua của Chi cục thuế trong kỳ này của doanh nghiệp bạn.  Nếu trường hợp doanh nghiệp không có các hoạt động trong nội dung trên thì cột này sẽ bỏ trống.
• Cột 10, 11, 12 " Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy" sẽ được phần mềm tự tổng hợp
• Cột số 13 " Số lượng hóa đơn đã sử dụng" : nội dung điền là số lượng hóa đơn đã xuất ra sau khi đã trừ các số đã xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ theo công thức: số lượng hóa đơn đã sử dụng = số hóa đơn viết cuối cùng trong kỳ - số hóa đơn viết đầu tiên trong kỳ + 1 - các số hóa đơn: xóa bỏ, mất, hủy. 
• Cột 15 là nội dung Số xóa bỏ tức là số hóa đơn đã lập nhưng bị xóa bỏ do xảy ra lỗi từ phía doanh nghiệp, chú ý ghi thật chính xác và đầy đủ
• Sang đến cột số 19 là cột Số Hủy gồm số lượng những hóa đơn được hủy theo quy định do các lỗi như:  bị in sai, in trùng, in thừa đã được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn hay các trường hợp công ty không tiếp tục sử dụng hóa đơn do bị giải thể, bị chia tách hay sáp nhập. Kết quả hủy này cần được gửi tới cơ quan thuế để giám định.

Về cách nhập ở cột số 15 và 19, bạn phải gõ đủ 7 chữ số của 1 số hóa đơn, sử dụng  dấu chấm phẩy ";" để ngăn cách giữa các số, tuyệt đối không sử dụng dấu cách.

• Cột 20, 21, 22 " Tồn cuối kỳ": không cần điền.

Hoàn thành công tác lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý, tháng

Bước 4: là nhập tên người đại diện pháp luật để hoàn thành báo cáo

Trên đây là những chia sẻ của Kế toán Sao Việt về cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý, tháng để bạn tham khảo.