Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn viết sai chi tiết từng trường hợp

Đối với các kế toán viên, đặc biệt là các kế toán viên mới ra trường, việc ghi sai số tiền, địa chỉ, tên công ty ở trong hóa đơn khi thực hiện các giao dịch với khách hàng là điều khó tránh khỏi. Vậy trong trường hợp này cách xử lý hóa đơn viết sai chi tiết từng trường hợp như thế nào? có phức tạp không? Muốn biết đáp án, bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!

Các trường hợp hóa đơn bị viết sai cần phải xử lý theo quy định

Hóa đơn viết sai cần phải xử lý

Là ngành đòi hỏi sự cẩn thận khá cao, vì vậy trong công tác kế toán chỉ cần một sơ xuất nhỏ thôi sẽ dẫn đến những sai sót, đặc biệt là trong công tác lập hóa đơn. Nhìn chung đối với các trường hợp viết sai hóa đơn theo quy định của pháp luật sẽ có quy trình xử lý cụ thể, chi tiết riêng. Theo như quy định mới, pháp luật quy định quy trình xử lý với  bốn trường hợp hóa đơn viết sai dưới đây:

• Trường hợp 1: hóa đơn viết sai nhưng vẫn chưa xé khỏi cuống
• Trường hợp 2: hóa đơn viết sai đã được xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho phía khách hàng
• Trường hợp 3: hóa đơn viết sai và đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai lên cơ quan thuế
• Trường hợp 4: hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng và đã kê khai xong xuôi với cơ quan thuế

Cách xử lý hóa đơn viết sai ở trường hợp 1

Đối với hóa đơn viết sai số tiền, địa chỉ, tên công ty, sai ngày tháng, sai thuế suất,.... nhưng vẫn chưa xé khỏi cuống thì cách xử lý khá đơn giản. Cụ thể, đầu tiên bạn gạch chéo các liên sau đó xé và giữ lại hóa đơn đã viết sai đó. Sau đó chỉ cần tiến hành lập lại hóa đơn mới để hoàn thành giao dịch cho khách hàng
Ví dụ tham khảo: Ngày 23/08/2019,  nhân viên kế toán của công ty Y trong lúc sơ ý đã viết sai ngày tháng của hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống trong khi thực hiện giao dịch với khách hàng. Cách xử lí là nhân viên kế toán trên sẽ gạch chéo các liên đó xé rồi giữ lại hóa đơn, sau đó tiếp tục lập hóa đơn mới với các thông tin chính xác để chuyển cho phía khách hàng.

Cách gạch chéo hóa đơn viết sai

Cách xử lý hóa đơn viết sai ở trường hợp 2

Đối với trường hợp hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng này khi phát hiện doanh nghiệp phải xử lý ngay lập tức trong một ngày. Bước đầu tiên kế toán viên cần gạch chéo ba liên của hóa đơn đã viết sai. Bước thứ hai là kẹp chúng lại rồi ghim vào quyển hóa đơn. Bước thứ ba bạn cần làm là tiến hành lập hóa đơn mới.

Ví dụ cụ thể như sau: Ngày 23/08/2019, kế toán viên A viết hóa đơn số 0000070 đưa cho khách hàng, sau đó thì mới phát hiện ra hóa đơn bị viết sai tên công ty và địa chỉ công ty. Kế toán viên A đã nhanh chóng xử lý như sau: gạch chéo ba liên rồi kẹp lại vào quyển hóa đơn, sau đó nhanh chóng lập hóa đơn mới giao cho khách hàng.

Cách xử lý hóa đơn viết sai ở trường hợp 3

Trong trường hợp hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng, các bước xử lý như sau: Trước tiên hai bên cần họp và sẽ lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã bị lập sai. Sau đó lại tiến hành lập hóa đơn mới, chú ý lập ngay tại thời điểm đó và dùng hóa đơn mới để kê khai thuế. Lưu ý cần giữ lại số hóa đơn đã lập sai để còn giải trình khi cần thiết.

Cách xử lý hóa đơn viết sai ở trường hợp 4

Trường hợp hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng và đã kê khai xong xuôi với cơ quan thuế thì quy trình xử lý sẽ phức tạp hơn. Trường hợp này sẽ được chia nhỏ thành hai tình huống cụ thể như sau:

•  Nếu sai sót ở hóa đơn không ảnh hưởng đến số tiền thì:

+ Bước một, hai bên sẽ tiến hành lập biên bản điều chỉnh nội dung đã viết sai ở trong hóa đơn.

+Bước hai, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh, chú ý ghi rõ những nội dung đã ghi sai, cụ thể nội dung đã được điều chỉnh; số hóa đơn; ký hiệu….. +Bước thứ ba, kế toán viên tiến hành lưu lại nội dung điều chỉnh để sau này giải trình khi kê khai thuế.  

• Khi các sai sót trong hóa đơn ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế thì cách xử lý như sau:

+Bước một: hai bên vẫn cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai

+Bước hai: kế toán viên sẽ lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và cần ghi rõ nội dung điều chỉnh như tăng giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất,......

Xử lý sai sót trong kê khai

+Bước thứ ba là tiến hành kê khai lại vào kỳ hiện tại: căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, hai bên sẽ kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào  như thỏa thuận ở phần trên trong bảng kê khai thuế.

Bạn thấy đấy với dung lượng ngắn gọn của bài viết, Kế toán Sao Việt đã hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn viết sai chi tiết từng trường hợp.